O e-mail segue como um dos principais meios de comunicação no mundo profissional, mesmo em tempos de aplicativos instantâneos. Seja para tratar de projetos, alinhar demandas, formalizar acordos ou encaminhar documentos, o e-mail exige um tipo de etiqueta que vai muito além da ortografia correta e da boa formatação.
O que você escreve (e como escreve) tem impacto direto na imagem que passa, na forma como é compreendido e na agilidade das respostas que recebe. Algumas frases, por mais comuns que pareçam, podem gerar confusão, parecer descaso ou até demonstrar falta de profissionalismo.
Neste artigo, listamos 10 frases que você deve evitar ao máximo nos seus e-mails profissionais, explicando o porquê e oferecendo sugestões de substituição para manter a elegância e a clareza na sua comunicação escrita.
1. “Oi, sumido(a)!”
Embora pareça informal e divertida, essa frase é inadequada em contextos profissionais. Pode passar um ar de julgamento ou ironia.
Prefira: “Espero que esteja bem.” ou “Faz algum tempo desde nosso último contato.”
2. “Estou te enviando esse e-mail só para lembrar que…”
Essa introdução pode soar como pressão ou como se você estivesse cobrando.
Prefira: “Gostaria de reforçar o seguinte ponto…” ou “Apenas retomando o assunto anterior…”
3. “Segue em anexo”
Essa frase é muito usada, mas está incompleta e muitas vezes incorreta gramaticalmente. O verbo “seguir” não pode ser usado sem um sujeito claro.
Prefira: “Anexo, envio o documento solicitado.” ou “Segue em anexo o relatório, conforme combinado.”
4. “Aguardo retorno o mais breve possível”
Embora comum, essa frase pode parecer impositiva. Nem sempre a outra pessoa pode responder com urgência.
Prefira: “Fico à disposição para esclarecimentos e retorno quando for possível.” ou “Agradeço desde já pela atenção.”
5. “Desculpe qualquer coisa”
A frase transmite insegurança e falta de objetividade. Além disso, é vã e genérica.
Prefira: “Caso tenha causado algum transtorno, não foi minha intenção.” ou “Caso algo não esteja claro, fico à disposição.”
6. “A culpa não foi minha”
Apontar culpa, mesmo indiretamente, é visto como postura defensiva e pouco colaborativa.
Prefira: “Houve um equívoco na etapa anterior. Vamos alinhar os próximos passos?”
7. “Como você não respondeu…”
Começar um e-mail dessa forma coloca a outra pessoa na defensiva e pode soar agressivo.
Prefira: “Retomo o contato sobre o e-mail anterior para verificar se teve a oportunidade de analisar.”
8. “Eu acho que…”
Essa expressão transmite insegurança e pouca firmeza na comunicação.
Prefira: “Considero que…”, “Entendo que…” ou “Acredito que essa seja uma boa solução.”
9. “Estou com pressa, mas…”
Revelar que está com pressa pode passar desorganização e falta de foco.
Prefira: “Tenho um prazo apertado e, por isso, valorizo sua agilidade na resposta.”
10. “Isso não é problema meu”
Mesmo que uma questão não seja sua responsabilidade direta, a forma como você se coloca faz toda a diferença.
Prefira: “Acredito que essa demanda esteja com [fulano], mas fico à disposição para ajudar no que for possível.”
Como revisar seu e-mail antes de enviar
Antes de clicar em “enviar”, respire e leia sua mensagem com calma. Pergunte-se:
- Está claro e direto?
- Transmite respeito e profissionalismo?
- Alguma frase pode ser interpretada como grosseira ou vaga?
- Há erros de digitação ou repetições desnecessárias?
Comunicando com elegância é um diferencial
Em um mercado competitivo, a forma como você se comunica pode ser o diferencial entre ser levado a sério ou parecer amador. E o e-mail é uma vitrine poderosa da sua imagem.
Substituir clichês e frases problemáticas por expressões mais claras, empáticas e profissionais é um gesto simples que eleva o nível das relações corporativas.
Boas palavras abrem portas. E um e-mail bem escrito pode ser o início de grandes oportunidades.